Änderung bei der Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die Verfahrensdokumentation dient als „Erfüllungsnachweis“ eines Unternehmers dafür, dass die gesetzlichen Ordnungsvorschriften des Handelsgesetzbuchs (z.B. §§ 238 ff. HGB), der Abgabenordnung (z.B. §§ 145 ff AO) und somit die Anforderungen der Grundlagen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, vgl. BMF v. 28.11.2019) umgesetzt bzw. beachtet werden.

Die GoBD gelten grundsätzliche für alle Unternehmer. D.h. neben buchführungspflichtigen Unternehmen sind auch Einzelunternehmer oder Freiberufler, die eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen, verpflichtet, ihre Aufzeichnungen nach den Vorgaben der GoBD zu führen.

Für jedes Datenverarbeitungs(DV)-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation muss dabei verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Zudem muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich werden, wie z. B. elektronische Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) ist somit Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von mind. zehn Jahren aufzubewahren.

Auch die IT-gestützte Buchführung und andere Unternehmensprozesse müssen im Sinne der Verfahrensdokumentation nach GoBD von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzungen für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Soll-Verfahrens ist stets eine aussagekräftige, vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentenbestände sowie des eingerichteten internen Kontrollsystems enthalten muss. Die Verfahrensdokumentation hat dabei sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungspflichten nachzuweisen. Dabei dient die Verfahrensdokumentation insbesondere auch als Nachweis der Durchführung der implementierten Kontrollen. Entsprechend muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat die Dokumentation stets in der Praxis eingesetzten Komponenten und Prozessen des DV-Systems zu entsprechen. Umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch innerhalb der Organisation „gelebt werden“. Die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation besteht also insbesondere im Nachweis der Erfüllung der in den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, GoBD) definierten Ordnungsmäßigkeiten.

Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind in der Regel eine allgemeine Beschreibung (Unternehmensdaten, Anwendungsgebiet, DV-System, etc.), eine Anwenderdokumentation (Art „Gebrauchsanweisung“ zur „Navigation der Anwender“), eine technische Systemdokumentation (Systemdarstellung der Hard- und Software), eine Betriebsdokumentation (relevante Arbeitsabläufe, Datensicherungsverfahren, etc.) sowie abschließend eine Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS), welches die Einhaltung der GoBD sicherstellt.