Schlussbilanz bei Umwandlung nachreichen: BGH schafft Klarheit

Genossenschaftsrecht

Auf einen Blick

Schlussbilanz kann nach Anmeldung der Umwandlung nachgereicht werden, auch wenn sie bei Anmeldung noch nicht erstellt war.
Maßstab „zeitnah“: Nachreichung innerhalb der vom Registergericht gesetzten angemessenen Frist (regelmäßig ca. ein Monat).
Achtmonatsfrist des § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG bezieht sich nur auf den Abstand zwischen Bilanzstichtag und Anmeldung, nicht auf Erstellung/Einreichung.

Sachverhalt

Eine GmbH meldete am 30.08.2023 ihre Verschmelzung auf den Alleingesellschafter (Aufnahme) zum Stichtag 31.12.2022 zur Eintragung an. Beigefügt waren u. a. der Verschmelzungsvertrag und eine Bilanz zum 31.08.2022. Das Registergericht (AG Düsseldorf, Beschluss vom 10.10.2023 – HRB 92515/HA) monierte per Zwischenverfügung vom 01.09.2023, die Achtmonatsfrist des § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG sei mit der beigefügten Bilanz nicht gewahrt, und setzte eine einmonatige Frist. Diese ließ die GmbH verstreichen. Erst mit Beschwerde vom 08.11.2023 reichte sie eine auf den 31.12.2022 stichtagsgerechte, am 27.10.2023 festgestellte Bilanz nach. Das Registergericht du daraufhin das Beschwerdegericht (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 12.01.2024 – I-3 Wx 181/23) lehnten die Anmeldung im Ergebnis ab.

Entscheidungsgründe des BGH

Der BGH klärt mit Beschluss vom 18.03.2025 (II ZB 1/24) zentrale Streitfragen des § 17 Abs. 2 UmwG:

Das Fehlen der Schlussbilanz bei Anmeldung stellt ein behebbares Eintragungshindernis dar. Die Bilanz kann „zeitnah“ nachgereicht werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Schlussbilanz im Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt war.

§ 17 Abs. 2 S. 4 UmwG begrenzt ausschließlich den Abstand zwischen Bilanzstichtag und Anmeldung (maximal acht Monate). Die Norm regelt weder, wann die Bilanz erstellt sein muss, noch zwingt sie zur Einreichung genau mit der Anmeldung. Gesetzesmaterialien geben dafür keinen Anhalt.

Gläubigerschutz und Informationsinteressen werden durch die Stichtagsnähe hinreichend gewahrt. Eine kurze Verzögerung durch Nachreichung ist hinnehmbar; eine endgültige Zurückweisung wäre unverhältnismäßig, solange der Mangel zeitnah behoben wird. Missbrauch wird dadurch begegnet, dass die „Essentialia“ (Verschmelzungsvertrag, Beschlüsse, Zustimmungen) fristgerecht vorliegen müssen und die Nachreichung nur binnen kurzer Frist möglich ist.

Zeitnah ist die Nachreichung, wenn sie innerhalb der durch Zwischenverfügung (§ 382 Abs. 4 S. 1 FamFG, § 25 Abs. 1 S. 3 HRV) gesetzten angemessenen Frist erfolgt. Im Fall war die Monatsfrist angemessen. Da diese Frist ungenutzt verstrich und keine Verlängerung beantragt wurde, war die Zurückweisung im Ergebnis richtig.

Fazit

Die Schlussbilanz muss stichtagsgerecht sein (max. acht Monate vor Anmeldung), muss aber nicht zwingend schon bei Anmeldung vorliegen. Eine zeitnahe Nachreichung ist zulässig – sie bleibt jedoch die Ausnahme, nicht die Regel.
Kommt eine Zwischenverfügung, läuft die Uhr. Die Bilanz muss innerhalb der gesetzten angemessenen Frist (regelmäßig etwa ein Monat) nachgereicht werden. Bei Bedarf rechtzeitig Fristverlängerung beantragen und begründen.
Verschmelzungsvertrag, Beschlüsse und erforderliche Zustimmungen müssen mit der Anmeldung vollständig und fehlerfrei vorliegen, sonst droht die Zurückweisung.
Für den Stichtag 31.12. ist die Anmeldung typischerweise bis 31.08. vorzunehmen. Wer den Abschlussprozess (Aufstellung, Prüfung, Feststellung) nicht rechtzeitig schafft, kann die Bilanz nachreichen – aber nur innerhalb der Registerfrist.
Der Beschluss erleichtert gestaffelte Maßnahmen, weil Schlussbilanzen nachgelagert zeitnah beigebracht werden können. Gleichwohl bleibt striktes Fristen- und Dokumentencontrolling unabdingbar.

Die Entscheidung des BGH bringt dringend benötigte Flexibilität: Die Schlussbilanz darf nach Anmeldung zeitnah nachgereicht werden, auch wenn sie erst danach erstellt wird. Wer die Achtmonatsfrist beim Stichtag einhält und die vom Registergericht gesetzte Nachreichungsfrist wahrt, bleibt auf Kurs. In der Praxis bleibt gutes Fristenmanagement entscheidend. Gerne unterstützen wir bei der zeit- und fristsicheren Strukturierung Ihrer Umwandlungsvorgänge – von der Stichtagswahl über die Bilanzplanung bis zur registergerichtsfesten Anmeldung.