OLG Schleswig-Holstein: Der Umfang der inhaltlichen Prüfkompetenz des Registergerichts bei Gesellschafterlisten gemäß § 40 GmbHG

Genossenschaftsrecht

Auf einen Blick

Registergerichte prüfen bei § 40 Abs. 1 GmbHG grundsätzlich nur formal; inhaltliche Kontrolle nur bei offensichtlicher Unrichtigkeit ohne weitere Ermittlungen (Evidenzfall).
Auch bei Einreichungen nach § 40 Abs. 1 GmbHG keine vertiefte Sachprüfung; allenfalls „nahezu sichere Kenntnis“ der Unrichtigkeit – ebenfalls ohne Ermittlungen – denkbar.
Amtsgericht Flensburg durfte keine vollständig lesbaren Einladungsschreiben verlangen; Zwischenverfügung aufgehoben.
Praxis: Gesellschafterlisten sind zügig in den Registerordner aufzunehmen (§ 16 GmbHG); die inhaltliche Verantwortung trägt der Einreichende.

Sachverhalt

Ein Notar reichte am 23.09.2025 eine vom Geschäftsführer unterzeichnete Gesellschafterliste gemäß § 40 Abs. 1 GmbHG beim Handelsregister des Amtsgerichts Flensburg ein. Hintergrund war die Einziehung der Geschäftsanteile einer Gesellschafterin.

Das Registergericht forderte den Nachweis, dass die betroffene Gesellschafterin ordnungsgemäß zur Gesellschafterversammlung geladen worden sei, und verlangte vollständig lesbare Einladungsschreiben. Der Notar legte Kopien von Schreiben mit sichtbaren Umschlägen vor; teils enthielten die Umschläge Rückläufervermerke. Das Amtsgericht verlangte mit Zwischenverfügung vom 22.10.2025 erneut die Vorlage vollständig lesbarer Einladungen.

Die Gesellschaft wandte sich hiergegen mit Beschwerde und verwies auf die Beschränkung der inhaltlichen Prüfungskompetenz des Registergerichts. Das Amtsgericht half nicht ab und legte dem Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgericht die Sache vor.

Entscheidungsgründe

Der 2. Zivilsenat des OLG Schleswig-Holstein (28.11.2025 – 2x W 74/25) stellte klar, dass das Registergericht bei der Einreichung einer Gesellschafterliste nach § 40 Abs. 1 GmbHG im Ausgangspunkt nicht als inhaltlich prüfende Stelle fungiert, sondern als „Verwahrstelle“, die die Liste entgegennimmt und im Registerordner verwahrt. Die Gewährleistung der inhaltlichen Richtigkeit liegt primär beim Einreichenden (regelmäßig der Geschäftsführer), der hierfür haftet. Dem Registergericht steht grundsätzlich lediglich ein formelles Prüfungsrecht zu. Eine inhaltliche Ablehnung ist auf Ausnahmefälle beschränkt, in denen die Unrichtigkeit ohne weitere Ermittlungen offensichtlich ist (Evidenzfall). Die Funktion der Gesellschafterliste als Rechtsscheinträger (§ 16 Abs. 1 Satz 1 GmbHG) gebietet eine zügige Aufnahme der Liste, weil sie die Legitimation gegenüber der Gesellschaft vermittelt.

Die vom BGH für § 40 Abs. 2 GmbHG herausgearbeiteten Grundsätze (Beschluss vom 18.03.2025 – II ZB 11/24) gelten im Grundsatz auch für § 40 Abs. 1 GmbHG. Das OLG hält es lediglich für denkbar, die Schwelle bei § 40 Abs. 1 auf Fälle „nahezu sicherer Kenntnis“ der Unrichtigkeit zu erweitern. Auch dann muss diese „nahezu sichere“ Kenntnis ohne weitere Ermittlungen feststehen. Das Amtsgericht wollte durch Anforderung weiterer Unterlagen erst klären, ob die Einladung zur Gesellschafterversammlung ordnungsgemäß war. Gerade dies belegt, dass eine evidentes Fehlervotum ohne Ermittlungen nicht möglich war. Zweifel oder Indizien (z. B. Rückläufervermerke auf Umschlägen) genügen nicht.

Das OLG wies darauf hin, dass die vom Amtsgericht zitierte Entscheidung des Kammergerichts Berlin (Beschluss vom 20.02.2025 – 22 W 4/25) eine Registereintragung (Geschäftsführerbestellung) betraf. Bei Eintragungen – etwa Geschäftsführerwechsel – ist das Prüfprogramm ein anderes. Hier ging es allein um die Aufnahme einer Gesellschafterliste; dafür gelten die engeren Maßstäbe der formellen Prüfung.

Das OLG hob die Zwischenverfügung des Amtsgerichts Flensburg vom 22.10.2025 auf und wies das Registergericht an, über die Aufnahme der Gesellschafterliste unter Beachtung der Rechtsauffassung des Senats zu entscheiden.

Fazit

Diese Entscheidung stärkt die Funktionsfähigkeit des Handelsregisters und die Rechtssicherheit in Gesellschafterlistenverfahren: Formal richtige Listen sind zeitnah aufzunehmen; materiell-rechtliche Streitigkeiten sind im streitigen Verfahren zu klären. Evidenzfälle bleiben Ausnahme: Nur wenn die Fehlerhaftigkeit der Liste ohne Ermittlungen „ins Auge springt“, darf die Aufnahme verweigert werden. Bei § 40 Abs. 1 GmbHG kommt allenfalls eine „nahezu sichere Kenntnis“ der Unrichtigkeit in Betracht – ebenfalls ohne Ermittlungen. Bloße Zweifel oder Indizien reichen nicht.