ForumWPC in der Praxis – zentral ist die Risikoanalyse
Wie sehen der Aufbau und die visuelle Darstellung aber nun in der Realität aus? Das Kernstück von ForumWPC ist, wie auch schon beim Vorreitermodul ForumCMS, die Risikoanalyse. Die Informationsbasis muss hierbei nicht selbst erarbeitet und im System erstellt werden – vielmehr wird mit ForumWPC eine komplette und fachlich ausgearbeitete Risikoanalyse, die sich in unterschiedliche Themengebiete gliedert, mitgeliefert. Das System bietet damit eine fertige Schablone, in der sofort losgelegt werden kann. Diese Schablone stellt eine Tiefe dar, wie sie am Markt bisher nicht ohne arbeits- und zeitintensive Eigeninitiative der Banken erreicht werden konnte. Zur Durchführung der Risikoanalyse gilt es zuerst, den „Allgemeinen Teil“, in dem hart verdrahtete Fragen hinterlegt sind, abzuschließen. Außerdem gibt es einen „Spezifischen Teil“, der bankindividuell konfiguriert werden kann. Die Fragen des spezifischen Teils sind hierbei schon mit entsprechenden Scoring-Werten verknüpft.
Die Risikoanalyse kann in beliebigen Abständen unkompliziert durchgeführt werden – sei es im üblichen Jahresturnus oder auch bei ad hoc Anlässen. Wie bereits angesprochen, stellt sich die Risikoanalyse unterteilt in eine Vielzahl von sinnvoll gegliederten Themengebieten dar. So können die korrespondierenden Risiken pro Themenblock übersichtlich abgearbeitet werden.
Als logische Ergänzung zur Risikoanalyse enthält ForumWPC außerdem eine Funktion zur Erstellung, Verknüpfung und Verwaltung von Überwachungsaktivitäten, die – basierend auf dem Scoring des Themenfelds – den jeweiligen Überwachungsumfang definieren. Diese stehen jeweils in Verknüpfung zu einer bestimmten Risikoanalyse und einem betroffenen Themengebiet. Auch für Überwachungsaktivitäten wird das System mit von Expertinnen und Experten definierten Fragenfeldern mit Vorschlägen vorbefüllt ausgeliefert. Diese sind themenspezifisch formuliert und ermöglichen anhand der deutlichen visuellen Darstellung je nach Beantwortung („grün=gut, rot=schlecht“) einen schnellen Überblick darüber, wo sich mögliche Risiken verbergen. Um solchen Risiken entgegenzutreten, bietet das Menü in jeder Überwachungsaktivität die Möglichkeit, eigens definierte Überwachungshandlungen zu erstellen.
Weitere Mehrwerte: Rechtliches Monitoring, Berichtsvorlagen & die Dokumentation von Aktivitäten
Eine weitere zentrale Säule im Modul ForumWPC stellt das rechtliche Monitoring dar, das als optionale Zusatzleistung zum System hinzugebucht werden kann. Kunden des Monitorings erhalten regelmäßige Aktualisierungen zu neuen relevanten Rundschreiben, Urteilen, rechtlichen Veränderungen etc. Dadurch kann ein beachtlicher Teil der ansonsten gebundenen Ressourcen, die bei einer bankinternen Monitoring-Tätigkeit erforderlich wären, entlastet werden. Die Sichtung der Rundschreiben, die Zuordnung zu relevanten Themengebieten, eine Zusammenfassung der jeweiligen Inhalte, Umsetzungshinweise und eine thematische Rundschreiben-Clusterung sind im Service „Rechtliches Monitoring“ enthalten.
Außerdem bietet das System die Möglichkeit, eigene Berichtsvorlagen zu erstellen, die die zukünftige Berichterstellung erheblich vereinfachen, indem durch wenige Mausklicks verschiedene Informationen aus dem System automatisiert zu Berichtsbestandteilen zusammengezogen und in einem sauberen und exportierbaren Format dargestellt werden.
Über ein „WPC-Journal“ können signifikante Aktivitäten im Haus zum Thema Wertpapier-Compliance übersichtlich, unkompliziert und gleichzeitig revisionssicher dokumentiert werden. Wie bei allen FORUM-Produkten üblich, bieten die Risikoanalyse, die Überwachungsaktivitäten und -handlungen sowie eine Vielzahl anderer Ansichten im System außerdem die Möglichkeit, in Form von Aufgaben und Workflows, die auch zielgerichtet per E-Mail versandt werden können, zentral und dynamisch To Dos zu im Haus zu verteilen.
Alles kann, nichts muss
Trotz des Antritts, mit ForumWPC eine breit anwendbare und arbeitsfähige Umgebung zum erfolgreichen WpHG-Compliance-Management darzustellen, war es der AWADO GmbH WPG StBG wichtig, ihren Kunden ausreichend Spielraum in den Verwendungsmöglichkeiten des Systems zu lassen. Dieses wurde darum bewusst ohne Pflichtfelder gestaltet; außerdem bestehen zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung im System und zur bedarfsorientierten Nutzung einzelner Bestandteile.
Bei einer solchen Anpassung und/oder auftretenden Problemen sowie Wünschen steht die AWADO GmbH WPG StBG ihren Kunden stets zur Seite. Hier gilt die Zusicherung für Kunden, einen verlässlichen und kompetenten Partner an der Seite zu wissen. Von kurzen telefonischen Hilfestellungen, über Beratungstage zu bestimmten Themen, bis hin zu einer vollumfänglichen, fachlichen Begleitung in einem möglichen Projekt „WpHG-Compliance 2.0“ für Banken, ist Unterstützung in verschiedensten Formen denkbar.
